Нужно ли прошивать журналы по охране труда как это правильно делать

Общие сведения

Инструкции и записи по охране труда – это документы, регламентирующие деятельность работников внутри организации. Список меняется в зависимости от производственных деталей предприятия, но в целом есть перечень примерных действий, общих для всех ниш, от малых до крупных предприятий. Эти документы необходимы каждой организации.

Дневник охраны труда – это книга, в которой фиксируются все виды деятельности, осуществляемые внутри компании.

Я понял:

• дата и место проведения мероприятия;
• Участники (каждый сотрудник записывается отдельной строкой и ставит напротив своего ФИО);
• Информация и конкретные факты о событии.

Как правило, журналы охраны труда используются для записи инструктажей (вводных, предварительных, экстренных или целевых) и обучения (повышения квалификации, проверки знаний).

Эти документы являются одними из первых документов, которые запрашивают специалисты Гострудинспекции при плановых и внеплановых проверках. Они обеспечивают соблюдение компаниями требований Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных актов в области обучения сотрудников и распространения требований охраны труда.

Специалисты по охране труда могут не утруждать себя созданием форм, подходящих для ведения журналов. Все книги одобрены представителями Минтруда, а их содержание определяется документом ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения по охране труда». Основные положения».

Какие журналы по ОТ должны быть на предприятии

Не все книги ОТ необходимо заполнять и хранить. Чтобы понять, какими журналами должна владеть компания, необходимо проанализировать основные журналы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 209, 223, 224, глава 7).
• Постановление Минтруда от 31 января 2022 года № 37 «Рекомендации о структуре службы охраны труда в организациях и численности работников служб охраны труда».

Итак, какие журналы по охране труда должны быть у компаний:

• тип документа
• содержание

Вступительная запись обучения

Интервьюер – новый сотрудник, только что пришедший в компанию. Включает в себя:

• Основная информация об обучении;
• дата;
• Сведения о сотрудниках (ФИО, дата рождения, должность);
• предмет;
• название производственного подразделения;
• подписи инструктора и инструктора;

Зарегистрируйтесь на первый брифинг на рабочем месте

Работодатели проводят собеседования со своими сотрудниками, чтобы помочь им понять реальные условия труда. В ходе обучения человека обучают безопасным способам выполнения работы. В книге также фиксируются сведения о проведении повторных, внеплановых, целевых тренировок.

В журнал заносится следующая информация:

• Информация об обученных сотрудниках;
• Информация об инструкторах;
• дата;
• тип обучения;
• Причина задержания;
• подписи инструктора и инструктора;

Учет выдачи работникам инструкций по охране труда

Ведение данного журнала поручается инженеру по технике безопасности или лицу, назначенному ответственным за данный производственный участок.

Там говорится:

• Дата выдачи;
• уникальный номер;
• Название местного нормативного закона;
• Количество тиражей;
• информация о получателе;
• Подпись владельца;

Журнал о назначении неэлектрического персонала в 1-ю группу по электробезопасности

К этой категории относятся работники, должности которых не связаны с взаимодействием с электрооборудованием, но тем или иным образом с ним связаны. Они проходят обучение и сдают устный экзамен по полученным знаниям.

Регистрация несчастных случаев на производстве

Наполнение будет производиться на основании полученных результатов. Ответственность за ведение книг несет инженер по технике безопасности.

Журнал результатов квалификации работников электрооборудования

В этом документе фиксируются результаты испытаний, проведенных работниками, работающими с электрооборудованием.

Регистрация на инструктаж по пожарной безопасности

Инструктаж по пожарной безопасности – это вводное обучение, которое проводится для всех новых сотрудников. Администратором журнала будет назначено лицо, ответственное за ситуацию в области охраны труда на предприятии.

Учет обучения по охране труда

Для предотвращения несчастных случаев на производстве сотрудники каждой организации регулярно проходят обучение по охране труда. В конце курса проводится короткий экзамен для проверки усвоения знаний. В этой книге поименно фиксируется посещаемость сотрудников, уровень полученных знаний и достижения. Формат документа не установлен, и каждый работодатель создает журнал по своему усмотрению.

Расчет первичных средств пожаротушения на предприятиях

Журналы будут вестись для своевременного осмотра и испытаний существующего оборудования пожаротушения.

Серия документов для многоуровневого мониторинга состояния системы охраны труда на предприятиях

Всего необходимо 2 журнала. Результаты проверок первого и второго уровня записываются в первую книгу, а результаты проверок третьего уровня записываются во вторую книгу.

Регистрация контролируемых проверок и проверок

В журналах хранятся записи проверок, выполненных на протяжении всей деятельности компании. Данная информация может потребоваться инспекторам ГИТ, которые проверяют соблюдение предписаний по защите прав индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Требования к срокам хранения

Приказом Архива Российской Федерации от 20 декабря 2019 года № 236 определен перечень типовых административных архивных документов.

Раздел 1.2, Статья 19. В главе 2 установлен срок хранения заказов на поставку, инструкций, журналов и отчетов.

• По основной (профильной) деятельности – постоянная.
• По доходам и расходам – 5 лет.
• По результатам обучения по охране труда, повышения квалификации, ведения бухгалтерского учета и регистрации – 5 лет.
• Один год на выдачу средств индивидуальной защиты, молочных продуктов и других пищевых продуктов.
• Документы о расследовании и учете заболеваний, возникших в результате воздействия опасных производственных факторов, сроком на 50 лет при закрытии после 1 января 2003 г и на 75 лет при закрытии до 1 января 2023 г. Не подлежат списанию в течение года.

Срок хранения документов по охране труда определяется содержанием и целью издания приказов, инструкций и дневников.

Примечание! Приказом Федерального архива от 18 февраля 2020 года определен новый срок хранения производственных документов. В соответствии с пунктом 7.3 статьи 2 инструкции, приказы, распоряжения об условиях и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь могут храниться не бессрочно, а сроком на пять лет.  

Требования к сшиванию

16 июля 2018 года Минтруд в письме (№ 15-2/ООГ-1744 «Об учете результатов инструктажей по охране труда») установил правила содержания и ведения учета по охране труда.

Этот документ содержит следующие примечания:

• Образец и формат дневника регистрации обучающих мероприятий по охране труда приложены к ГОСТ 12.0.004-2015.
• Условия, касающиеся необходимости провязки книг и регистров бухгалтерского учета, нумерации страниц, проштамповки и подписания журналов, устанавливаются законами, регулирующими деятельность работников внутри организации.

Комментарий. Полная официальная регистрация, включая переплет, номера страниц и печати, распространяется на документы со сроком хранения 10 лет и более. Данный регламент определен Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526.

Если Правилами охраны труда предусмотрено создание реестра в соответствии с Административным регламентом, данный приказ будет реализован. Это единственное требование, которое можно установить на законодательном уровне.

Если в регламенте не предусмотрена информация по данному вопросу, соблюдать регламент нет необходимости, так как не все документы подлежат оформлению.

Для чего сшивать и нумеровать

Рекомендуется составлять многостраничный документ, отражающий наличие и движение трудовых ресурсов, в соответствии с законодательством. Это сделано для того, чтобы страницы не разваливались при использовании книги. Его также нельзя удалить или заменить.

Это значит, что прошивка страниц Журнала инструктажей по охране труда и пожарной безопасности или присвоение каждой странице уникального номера не является процедурой, предусмотренной законом.

Связывание документов в книгу — отличный способ систематизировать большие объемы документов. Такое оформление делает его удобным решением как для активно используемых документов, так и для актов, отправляемых в архив.

Однако есть и спорные ситуации. Хотя шаги кажутся простыми, важно следовать инструкциям по проектированию. Игнорирование требований или ошибки по неосторожности могут привести к серьезным неприятностям.

Если листы реестра не закреплены должным образом, архив может отказаться от их хранения, а Государственная инспекция или другой орган государственного управления не примет документы к проверке.

Комментарий. Если вы неаккуратно и быстро зашиваете документы, вы рискуете потерять элементы книги, страницы, являющиеся неотъемлемой частью корпуса. Официальные документы могут быть изменены. В будущем это может затруднить прохождение проверок и сдачу документов в архив.

Необходимость

Не все документы подлежат официальной регистрации.

Основные типы бумаги, которые обычно переплетаются:

• Многостраничные акты, запрашиваемые во время плановых и внеплановых проверок государственными регулирующими органами транспорта и другими государственными регулирующими органами.
• Дело передано в архив.
• Бухгалтерские документы (отчеты об ответственном использовании денежных средств, универсальные передаточные законы, книги по проведению кассовых операций и т.п).
• Кадровый потенциал (приказы по кадрам и основным направлениям деятельности, штатное расписание).
• Зарегистрируйтесь для проведения брифингов.

Прежде чем оформлять какие-либо документы, необходимо убедиться в том, что акт не включает в себя какие-либо акты, которые могут потребоваться при налоговой проверке или сдать в ФНС для отчетности.

Примечание! Документы, предоставляемые налоговикам, не нужно скреплять. Это усложняет последующую документацию в налоговые органы.

При эксплуатации электроустановок

Согласно требованиям безопасности при использовании электрооборудования должны быть подшиты и пронумерованы страницы следующих книг:

• Учет журнала работы по приказам и распоряжениям.
• Журнал для регистрации занятий, направленных на повышение квалификации и проверку имеющихся знаний по правилам работы в электроустановках.

При работах на радиорелейных линиях связи

Если вы работаете на радиорелейной станции, от вас требуется заполнять только трудовую книжку согласно приказам и распоряжениям.

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Даже если менеджер по персоналу допустит ошибку при нанизывании журнала или неправильной его нумерации, административного взыскания не будет. Он имеет возможность объявить выговор или выговор по ст. 192 ТК РФ.

Однако если его трудовым договором или должностной инструкцией предусмотрены административные обязанности, а правила привязки и нумерации журналов бухгалтерского учета утверждены ЛНА предприятия, работодатель имеет право наказать его.

Возможен еще один вариант штрафа, если неточности в нумерации журналов приведут к уменьшению налоговых обязательств. В таком случае данная ошибка будет квалифицирована как налоговое правонарушение и вы будете иметь право на наказание по статье 2. 122 Налогового кодекса РФ .

В случае ошибки сотрудника, ответственного за хранение и использование архивных документов, на него налагается штраф по статье 2. 13.20 Положения об административных преступлениях :

• для граждан – от 1000 до 3000 рублей;
• для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;
• Для организаций – от 5 000 руб до 10 000 руб.