Ведение электронного документооборота в области охраны труда

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законом не предусмотрен установленный перечень документов по охране труда (ОЗТ). Работодатели имеют право самостоятельно определять состав комплекта документов по охране труда, подлежащих составлению и утверждению.

Однако с учетом опыта работы в пакет документов по охране труда, который рекомендуется подготовить, должны входить:

• Правила охраны труда;
• Документы по системам управления охраной труда;
• Разработка программ обучения по охране труда;
• Инструкции по охране труда для всех должностей и специальностей, указанных в штатном расписании, и их руководящие документы;
• Приказ об установлении лица, ответственного за обучение, обеспечение средствами индивидуальной защиты, противопожарной защиты и т.п;
• Фиксация микротравм и несчастных случаев на производстве;
• Журналы регистрации информационных сессий, включая основные информационные сессии, целевые повторяющиеся информационные сессии и внеплановые информационные сессии, а также протоколы проверки знаний сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года вступят в силу изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, внесенные Федеральным законом № 377-ФЗ. Данная поправка закрепила определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений и создала полноценную правовую основу электронного документооборота в кадровом делопроизводстве.

Кадровые документы теперь можно создавать, аутентифицировать, применять и хранить в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге.

С внедрением КЕДО появилась возможность оцифровать практически все кадровые документы, за небольшим исключением. Как и в случае с двумя видами документов по охране труда, о которых мы поговорим позже, приказ об увольнении обязательно должен быть составлен на бумаге.

На трудовые книжки также не распространяются нормы ТК РФ об электронной обработке документов в кадровом учете.

Плюсы и минусы перевода документов по ОТ в электронный вид

В новой статье ТК РФ указано, что под электронным документооборотом (далее ЭДО) в сфере трудовых отношений следует понимать создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или соискателем. Создание трудовых документов в электронной форме без копирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ).

Предполагается, что это снизит затраты на изготовление бумажных документов для работодателей, сделает поток документов для проверки более прозрачным и удобным для самих работников. Главное здесь не торопиться с переходом на цифру, а взвесить все за и против.

Цели внедрения EDI в трудовые отношения:

• Содействие занятости, в том числе путем размещения информации о возможностях трудоустройства, работодателях, нуждающихся в работниках, вакансиях и вакансиях, а также гражданах, ищущих работу;
• обеспечить процесс предоставления государственных услуг в сфере содействия занятости, в том числе оказания услуг в электронном формате;
• Создание, использование и хранение электронных документов служебной деятельности, а также выполнение работ и оказание услуг по гражданско-правовым договорам, производственным стажировкам, стажировкам, профессиональному обучению или дополнительному профессиональному образованию, авторским договорам, заключаемым с физическими лицами;
• Формирование аналитической информации о национальной занятости в Российской Федерации.

Примечание! Переход на EDI — решение, которое каждая компания принимает самостоятельно, и электронный документооборот не является обязательным. Это право работодателя, а не обязанность.

Электронный документооборот может быть реализован при заключении трудовых договоров, договоров ответственности и других документов, однако их положения не применяются в следующих случаях:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников, созданные в электронном формате в соответствии с трудовым законодательством;
• Расследование несчастных случаев на производстве в установленной форме;
• Приказы (распоряжения) об увольнении работников;
• Документация, подтверждающая прохождение работником обучения по охране труда, в том числе лично подписанная работником.

Инструктажи по охране труда должны проводиться в соответствии с Утвержденным Порядком обучения и проверки знаний требований охраны труда от 13 января 2003 года № 1/29 от 13 января 2003 года. Этот документ и его преемник, Указ № 2464, означают, что бумажные протоколы брифингов будут заменены электронными.

Примечание! Помните, что брифинги не просто протоколируются. Целевые брифинги будут зарегистрированы в вашем разрешении на работу. Это автоматически запретит получение разрешений на работу с повышенным риском с использованием электронных цифровых подписей вместо рукописных подписей проинструктированных работников.

Для выдающих наряды, в отличие от ответственных руководителей работ, производителей работ (ответственных исполнителей работ) и членов бригад, допускается использование электронной цифровой подписи. Все эти сотрудники подписываются на получение целевых рекомендаций.

Приложение к Правилам по охране труда в электроустановках № 903 от 15 декабря 2020 года содержит:

• Приложение 7. Разрешение на работу в электроустановках и инструкция по его заполнению. Хотя использование формы авторизации рекомендуется, инструкции по ее заполнению содержат целевые инструкции. Поскольку речь идет об инструктаже по охране труда, то оформление разрешения на работу только с использованием электронной цифровой подписи не допускается. Рабочие расписываются живыми подписями.
• Приложение 8. Дневник работы на основании разрешений на работу и нарядов на выполнение электромонтажных работ. Это означает запись данного брифинга.

Проведение любого инструктажа по охране труда, скорее всего, будет включать не только предоставление информации сотрудникам, но и устные вопросы.

Поэтому, если теоретическая часть инструктажа по охране труда может проводиться с использованием дистанционных технологий, то практическая и важная часть инструктажа должна проводиться вживую.

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в области охраны труда являются кадровыми документами, их ведение регламентируется изменениями в ЕСК. Кроме того, с 1 марта 2022 года вступил в силу Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, признающий право работодателей на внедрение электронного документооборота в сфере охраны труда (214.2 ТК РФ) федерация).

Большинство документов по охране труда можно перевести в электронный формат: правила, положения, политики по охране труда, инструкции, обучающие документы, приказы, распоряжения (например, назначение ответственных лиц/создание комитетов) и т д

Однако поправки к EDI включают исключение, которое запрещает хранить определенные документы ОТ в электронной форме без воспроизведения на бумаге. Например, электронные инструкции по охране труда всегда требуют бумажного варианта.

Порядок расследования несчастных случаев регулируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ № 73, которое не предусматривает использование электронных подписей. Таким образом, положения об электронной кадровой отчетности не распространяются на расследование несчастных случаев на производстве.

Кроме того, не все надзорные органы, в которые работодатели должны сообщать о происшествиях, принимают электронную документацию. Для организации электронного документооборота между работодателями и ведомствами потребуется заключить специальные дополнительные соглашения, на утверждение которых потребуется время.

Однако срок расследования несчастного случая ограничен, поэтому в таких ситуациях утверждение бумажного отчета может занять больше времени, чем обработка электронного отчета.

Документы, подтверждающие проведение обучения по охране труда, также необходимо хранить в бумажном виде, так как этого требует ТК РФ. Журналы брифингов не могут быть созданы в электронном виде без бумажной копии.

Случаи, когда документы по охране труда составляют в бумажной форме

Еще одна работа, где документы по охране труда должны быть оформлены на бумажном носителе, — это учет профессиональных заболеваний и расследование несчастных случаев.

Это означает, что в таких ситуациях в процесс вовлекаются не только штатные сотрудники компании, но и представители надзорных органов и органов государственной власти, независимые эксперты, представители потерпевших и других заинтересованных сторон. Их невозможно вовлечь в электронный документооборот внутри компании. 

Кроме того, документы, связанные с расследованием несчастного случая, считаются доказательствами и могут быть изъяты с этой целью для включения в уголовное дело, возбужденное по факту происшествия.

Как правило, своими руками в бумажном виде составляют следующее:

• Порядок осмотра места преступления и опроса свидетелей;
• действие;
• Иллюстративные эскизы, планы и схемы.

Записи об авариях также хранятся на бумаге.

Что нужно специалисту по охране труда, чтобы перевести документы в электронный вид

Лайфхак: Если нормативное законодательство требует, чтобы документ читался «под подпись», вы можете использовать электронные подписи. Если написано «Подписано» или «Подписано», мы говорим о живой подписи сотрудника.

• Выдача СИЗ

Выдачу СИЗ можно перевести в электронный формат. В статье 13 Норм выдачи СИЗ указано, что работодатели имеют право использовать программное обеспечение для ведения учета выдачи работникам СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 13). 290н).

Электронный формат регистрационной карточки должен соответствовать установленному формату личной регистрационной карточки на выдачу средств индивидуальной защиты.

При этом в электронном формате карточки личного учета на выдачу СИЗ вместо личной подписи работника будут указаны номер и дата фискального документа о получении СИЗ, на котором указана личная подпись работника. Показано.

Итог: Переход на цифровой электронный документооборот по выдаче средств индивидуальной защиты требует обеспечения подписи сотрудниками приходных документов. Поэтому вам необходимо проверить, как ведется бухгалтерский учет внутри вашей организации.

Например, используется ли типовая межотраслевая форма Н МБ-7 или иная документация, указанная в учетной политике организации. Если вы не сможете захватить собственноручную подпись сотрудника во время бухгалтерского учета, вы не сможете преобразовать документооборот в цифры.

• Обучение и проверка знаний по требованиям охраны труда

Обучение также можно перевести в электронный формат. Для этого вам необходимо создать личный кабинет для своих сотрудников, загружать туда задания и тесты, а также отслеживать время, которое ваши сотрудники тратят на изучение и ответы на тестовые вопросы.

Если видно, что на процесс обучения сотрудник потратил всего один час, качество знаний считается адекватным.

Существует риск, что на все вопросы сотрудников будет отвечать один из самых старших сотрудников, что не улучшит качество обучения. Так что решайте сами, что важнее для вашей организации: быстро или хорошо. Если вы не пополнили баланс, продолжайте использовать бумажную версию.

Как перейти на ЭДО в сфере охраны труда

EDI может осуществляться как на платформе «Работа в России», так и в корпоративных информационных системах. Главным условием является обеспечение подписания электронных документов лицами, связанными с трудом, их хранение и фиксация факта поступления этих документов.

Требования к структуре и формату электронных документов, установленные Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Федеральными архивами, начнут действовать с 1 марта 2023 года, одновременно с началом работы единой цифровой системы.

Платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в соответствии с федеральным законом о труде. Доступ к этой цифровой платформе будет организован на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕГМУ).

Примечание! Работодатели несут расходы по созданию и эксплуатации собственных информационных систем, а также созданию, использованию и хранению электронных документов. За доступ к ресурсам, перечисленным на платформе «Работа в России», плата не взимается. Это основано на пункте 8 статьи 16.2 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 «О занятости в Российской Федерации». Сотрудники также должны заплатить за создание цифровой подписи.

У ЭЦП тоже есть свои нюансы. Работодатели могут использовать расширенную квалификацию (UKEP). Если вы являетесь сотрудником, вы можете использовать Простую электронную подпись (СЭС), если у вас есть договор на ее использование.

Вы также можете использовать расширенные неквалифицированные подписи (ЮНЕП). По поводу этих требований см ст. 22.3 ТК РФ. Существуют специальные правила подписания определенных документов, и работодателям и работникам разрешены только определенные виды подписей.

Таблица: Цифровые подписи, которые могут использоваться в работе специалистов по охране труда

Работодатель	Рабочий
Подписание приказов (распоряжений) при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования в процессе работы или без отрыва от работы, при их изменении, а также о применении дисциплинарных мер. При уведомлении об изменении условий определяется сторонами трудового договора, работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УЭЦП) через информационную систему работодателя).	При заключении или изменении трудовых договоров, договоров финансовой ответственности, ученических договоров, договоров о перерывах или непрерывном обучении, а также при подписании договоров о переводе, увольнении и выходе. Для понимания заявления об увольнении, а также уведомлений об изменении условий трудового договора по решению сторон, приказов (предписаний) о применении мер дисциплинарного воздействия через информационную систему работодателя работник может использовать: Усиленные квалифицированные электронные подписи; Расширенные возможности неквалифицированных электронных подписей. Порядок ее проверки определяется соглашением сторон трудового договора; Усовершенствованные неквалифицированные электронные подписи, выдаваемые с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При подписании иных электронных документов через информационную систему работодателя вы можете использовать: Расширенные возможности неквалифицированных электронных подписей. Порядок ее проверки определяется соглашением сторон трудового договора; Усовершенствованные неквалифицированные электронные подписи, выдаваемые с использованием инфраструктуры электронного правительства.	При подписании иных электронных документов через информационную систему работодателя работники могут использовать: Усиленные квалифицированные электронные подписи; Расширенные возможности неквалифицированных электронных подписей. Порядок ее проверки определяется соглашением сторон трудового договора; Усовершенствованные неквалифицированные электронные подписи, выдаваемые с использованием инфраструктуры электронного правительства; Соглашением сторон трудового договора устанавливаются правила идентификации лица, подписывающего электронный документ простой электронной подписью, и требования к сохранению конфиденциальности ключей таких подписей настоящей статьи - простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).
При подписании электронных документов через цифровую платформу «Работа в России» работодатели могут использовать: Усиленные квалифицированные электронные подписи; Усовершенствованные неквалифицированные электронные подписи, выдаваемые с использованием инфраструктуры электронного правительства.	Работники или лица, претендующие на работу, которые общаются с работодателем посредством электронного документооборота, имеют право бесплатно направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения через цифровую платформу «Работа в России.

Для перехода на ЭОД специалистам по охране труда необходимо:

• Решите, какие документы можно перевести в электронный формат и подписать электронными подписями. Для этого необходимо «внимательно изучить» нормативную правовую базу по охране труда с учетом ограничений, указанных в статьях 22.1 – 3 ТК РФ.
• Определите, нужно ли вам оцифровывать некоторые ваши документы, которые публикуются спорадически, а не постоянно, и является ли внедрение EDI нецелесообразным с экономической или организационно-технической точки зрения.
• Создание технических заданий на технические услуги. Это самый сложный этап внедрения электронного документооборота.

Далее вам необходимо заполнить необходимые документы и уведомить сотрудников компании об изменениях:

• По указанию руководителя назначить ответственного за переход предприятия на электронный документооборот по охране труда.
• Учитывать мнение представительных органов работников. Для этого потребуются миграционные правила и технико-экономические обоснования. Профсоюзные комитеты или другие представительные органы должны определить, приводит ли EDI к ухудшению положения работников.
• Сообщите сотрудникам, что планируете перевести документы по охране труда в электронный формат.
• Разработайте и утвердите местные нормативные акты (LNA), определяющие функциональные процедуры EDI. Сюда входит список документов, переведенных в цифровой формат, список должностей сотрудников, к которым применяется EDI, а также календарные даты внедрения и уведомления EDI. Правила использования сотрудниками и Правила использования ЭЦП сотрудниками.

Возможно, вам придется внести изменения в коллективный договор или дополнить трудовой договор дополнительными соглашениями. Разумеется, положения об общепредприятии электронного документооборота придется переработать с учетом охраны труда «новых стран-участниц.

Примечание! Переход сотрудников на электронные формы общения возможен только с письменного согласия. При отсутствии такого согласия работник не может быть каким-либо образом наказан. В этом случае вам необходимо будет продолжить работу с этим сотрудником в бумажном виде.

Всем, принятым на работу в организацию после 1 марта 2022 года, если это их первое рабочее место, не требуется подписывать форму согласия на использование ЭОД (ст. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Статья). Согласие не требуется, но необходимо предоставить уведомление.

Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Перевод кадрового учета в электронный формат требует нескольких вещей:

• Регистрация электронной подписи

Для юридически значимого документооборота подходят только защищенные и квалифицированные электронные подписи. Электронные подписи в охране труда используются только для подписания документов после их распространения, поэтому для этих целей подходят усиленные неквалифицированные электронные подписи.

• Подготовка документации для перехода на HR EDI.

Необходимо разработать и подписать положения об EDI. Сюда входят определения и терминология, правила работы с электронными документами, доступ к системам электронного документооборота. Составить графики документооборота в учетной политике. Это поможет вам разработать собственную схему оформления документов.

• Уведомите сотрудников.

Сотрудники должны дать согласие на ведение своего кадрового учета в электронном виде.

Подключитесь к облачным сервисам iKEDO, чтобы перевести кадровый учет вашей компании в цифровой формат и начать электронный документооборот в сфере безопасности. Это поможет вам пройти все этапы перехода на HR EDI и максимально быстро перевести все ваши процессы в электронный формат.

Перспективы электронного документооборота в области охраны труда

Действующее законодательство, регулирующее охрану труда, еще не доработано. В настоящее время не существует нормативных актов, запрещающих обращение электронных документов в этой сфере. 

Внедрение EDI до сих пор ограничивается тем фактом, что лишь очень небольшой процент работников использует EDS, которые могут идентифицировать себя.

Многие работодатели берут на себя затраты на получение квалифицированных цифровых подписей для сотрудников, получающих заработную плату в своей компании, и затем могут воспользоваться всеми преимуществами цифровых подписей в сфере управления персоналом и охраны труда.

Внесенные Госдумой изменения в Трудовой кодекс также помогут расширить сферу использования электронного документооборота. В частности, работодателям разрешено использовать удаленное видео- и аудионаблюдение для контроля за безопасностью на рабочем месте.

Эти же инструменты могут использовать и надзорные органы, такие как Ростехнадзор и Роструд.

Использование современных цифровых технологий открывает перед работодателями новые возможности по оптимизации затрат и повышению эффективности своей деятельности.