Журнал учета инструкций по охране труда - форма и образец

Закон

В начале документа дана ссылка на приложение 10 Методических рекомендаций № 80, утвержденных Минтруда 17 декабря 2002 года.

13 мая 2004 года Минтруд утвердил изменения в настоящие методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Это последняя форма журнала инструкций, которую рекомендуется использовать.

Назначение журнала: кому и когда он понадобится

Сам по себе журнал инструкций по охране труда вести не обязательно, но любой факт при выдаче и получении документа должен быть отражен в письменной форме. Ответственный работник и лицо, получившее указание, обязаны:

• указать свою позицию;
• напишите свое полное имя;
• поставить подпись и распечатку подписи (фамилия, инициалы);
• введите дату выдачи или возврата поручения.

В большинстве случаев целесообразнее всего систематизировать все эти записи, т е вести подходящий дневник. Основная цель – упрощение документооборота и быстрый поиск информации по:

• регистрация инструкций;
• названия документов;
• сроки утверждения инструкций;
• данные о работниках, прошедших соответствующее обучение, прослушавших курс и подписавших свои подписи;
• запланированное время для проверки инструкций.

Запись инструкций по охране труда может потребоваться в ряде случаев – как плановых, так и экстренных. Обычно это полезно для получения данных, описанных выше. Если произошел несчастный случай на производстве, именно по журналу можно быстро восстановить:

• прошел ли сотрудник соответствующее обучение;
• когда он завершил обучение;
• кто преподавал курс.

Таким образом, документ может понадобиться как специалисту по охране труда и технике безопасности, так и другим работникам – например, менеджеру по персоналу, секретарю или непосредственному руководителю.

Несмотря на возможность ведения журнала, каждое предприятие обязано самостоятельно подготовить и утвердить инструкции по охране труда.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться

Инструкции по охране труда и технике безопасности обязательны для использования работодателем в соответствии с положениями ст. 214 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13 мая 2004 года (далее - рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение инструкций с использованием двух видов журналов:

• обращает внимание на инструкции;
• учет выдачи инструкций.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда

В соответствии с рекомендациями, издаваемыми Минтрудом РФ, в журнале инструкций по охране труда должны отражаться следующие сведения о инструкциях в кадровой служебной документации предприятия:

• дата регистрации документа;
• имя;
• дата утверждения руководителем компании;
• плановый период проверки документов;
• сведения о сотрудниках, ответственных за запись инструкций.

Данные, отраженные в журнале инструкций по охране труда, подтверждаются подписью работника, ответственного за запись инструкций.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к указанным выше методическим рекомендациям Минтруда. Скачать эту форму можно бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала инструкций по охране труда

Журнал инструкций по охране труда, разработанный для работников конкретного подразделения предприятия, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 рекомендаций от 13 мая 2004 г.). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным с точки зрения быстрого доступа сотрудников компании к инструкциям (пункт 10 рекомендаций).

ВАЖНЫЙ! С 1 марта 2022 года сотрудники должны быть проинформированы об условиях и безопасности труда на предприятии.

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда

Минтруд РФ предусматривает, что в рамках первичного инструктажа работникам могут быть даны указания по изучению соответствующих документов. Каждый факт при выдаче указаний подлежит регистрации в отдельном журнале.

В журнале записано:

• даты издания инструкций;
• номера инструкций или другие обозначения;
• титулы;
• количество выпущенных экземпляров;
• ФИО сотрудников, которым выданы документы.

Протокол подписывает каждый сотрудник, получивший указания.

Рекомендуемый формат журнала утвержден в Приложении 3 к Методическим рекомендациям. Загрузите его бесплатно по ссылке ниже:

Загрузите форму журнала, чтобы предоставить инструкции

Кто заполняет

Принципиального смысла в этом моменте нет. Руководитель организации имеет право самостоятельно решать, кто будет заполнять данную бумагу. Было бы логично, если бы руководитель структурного подразделения, проводивший первичный брифинг в начале квартала (или другого отчетного периода), начал и вел запись. Главное, чтобы это было указано в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Важная точка! Согласно письму Минтруда от 15 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3318, все указания даются строго под роспись в протоколе. Регистрация выдачи работником без его личной подписи недопустима.

На практике часто возникает ситуация, когда за ведение учета отвечает отдел кадров компании, либо бухгалтер берет на себя ответственность за информирование сотрудников и сбор подписей в подтверждение того, что они ознакомились с инструкциями.

Обязательна ли именно такая форма

Законодательство допускает возможность самостоятельного составления таких документов в компаниях. Графики могут быть изменены по вашему усмотрению. Главное, чтобы в реестре было указано

• организация,
• ответственные лица,
• подписи тех, кому были розданы инструкции.

Факт такого изменения должен быть отражен в принципах бухгалтерского учета общества и зафиксирован в соответствующих документах. В противном случае организации грозит как минимум административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитают использовать стандартные формы, даже если они не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это весьма практично: один сотрудник подписывает два типа инструкций о том, как оставаться в безопасности на рабочем месте. Только такое изменение оформляется одним из приказов руководителя.

Составные элементы журнала

Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – это обложка. Для удобства использования ее можно сделать из плотной бумаги. Там указывается название организации, к которой он принадлежит, а также дата.

Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дата окончания устанавливается только тогда, когда начинается новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу при наличии хотя бы одного заполненного номера.

Под обложкой находится таблица столбцов, содержащая следующую информацию:

• Порядковый номер строки.
• Дата обучения.
• Полное название выданной инструкции.
• Дата принятия инструкции.
• Номер обозначения выдаваемого документа.
• Срок, запланированный для проведения проверки знаний на основании выданной инструкции.
• ФИО, должность, подпись сотрудника, регистрирующего проблему.

Обычно запись хранится год или несколько лет. По истечении 10-летнего периода его в любом случае необходимо заменить.

Если речь идет не только о принятии приказа, но и об информировании, то указывается и количество печатных экземпляров, выданных работникам. Последний поставил свою подпись в последней графе документа.

Нюансы заполнения

Согласно действующему закону, а именно пункту 6 вышеупомянутых методических рекомендаций Минтруда, инструкции по охране труда должны переиздаваться и пересматриваться не реже одного раза в 5 лет.

Если это происходит во время существования предыдущего журнала (где упоминается старый образец), напротив каждой графы этого документа должна быть сделана отметка о выходе нового издания.

Если одному и тому же лицу дано несколько поручений разного типа, для каждого из них выделяется отдельная строка. Имена не нужно вводить через запятую.

При допущении ошибки в журнале регистрации выдачи инструкций по охране труда и технике безопасности вся строка перечеркивается одной строкой. Ниже вся информация с самого начала. Не допускается писать его карандашом или пропускать строки.

Документ удобно писать синими или черными чернилами. Заполнить его в электронном виде невозможно, так как необходимо поставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Скачать образец журнала можно на нашем портале по ссылке ниже. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной методическими рекомендациями, где Минтруд устанавливает механизм использования журналов (выдачи инструкций по охране труда) организациями-работодателями.

 Скачать протокол испытаний с инструкциями по технике безопасности

Инструкции по охране труда и технике безопасности хранятся в организации определенный период.

Срок хранения

Журнал выдачи указаний хранится в течение 10 лет, согласно решению Федерального архива от 27 октября 2003 г. Он включен в перечень документов, образующихся в деятельности организаций.

Если сотрудники предприятия работают в опасных условиях или работают с опасными веществами (они имеют право на премии согласно Закону о труде), этот срок автоматически увеличивается до 75 лет.

Ответственный за ведение и сроки хранения документа

Практически все утвержденные руководителем сотрудники могут вести журнал инструкций по охране труда. Это может быть, например:

• директор структурного подразделения;
• его заместитель;
• бухгалтер;
• менеджер по персоналу;
• инженер по охране труда;
• секретарь и т д.

Наиболее целесообразно, чтобы документ подготовил тот же сотрудник, который непосредственно выполняет поручение. В этом случае он, скорее всего, быстро найдет необходимую информацию, уточнит дату, содержание обучения и конкретных сотрудников, прошедших его.

Документ готовится в течение 1 года или нескольких лет подряд – по решению руководства. Срок ее действия неограничен. Когда документ будет готов, его можно будет передать в архив. Бумагу следует хранить как минимум:

• 10 лет в общих случаях.
• 75 лет, если работники работают во вредных или опасных условиях труда.

Дополнительные советы в помощь специалистам по ОТ

На должность инженера по технике безопасности руководители компании нанимают ответственных людей, чтобы такой сотрудник мог нести ответственность за каждое письмо и результат работы и волноваться буквально обо всем.

Чтобы избежать подобных переживаний, рекомендуется сделать следующее:

• Обращайте пристальное внимание на изменения и дополнения к законам и постановлениям.
• Запишите сами на листе бумаги, что конкретно нужно проверить.
• Чтобы обеспечить проинструктирование всех сотрудников, подготовьте список сотрудников, в котором будет отмечено, кто прошел инструктаж, а кто нет. То есть кто не прошел: был на больничном, в отпуске или отсутствовал по другой причине.
• Необходимо регулярно следить за соблюдением требований правил, то есть распределять время исходя из подготовленного графика.
• При выявлении нарушений необходимо сообщить руководству и оставить везде «следы». Вы не можете упустить ни малейшей детали; в принципе, никакие мелочи не застрахованы.
• На каждой встрече необходимо обсуждать возникшие проблемы.
• Важно чувствовать и понимать, что в результате любого действия могут произойти непредсказуемые события. Их важно предупредить, поэтому профилактические меры важны и необходимы для реализации.
• При выполнении инструкций стоит обратить внимание на дату и подпись; одно без другого считается недействительным.

Порядок заполнения и ведения журнала инструкций по охране труда для работников: